Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix (EMX-Tool) ist ein sehr einfach anzuwendendes und überaus erfolgreiches Produktivitätstool, das hilft, Aufgaben und Prioritäten effektiv zu organisieren. Sie wurde von Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der USA, entwickelt und basiert auf der Erkenntnis, dass nicht alle Aufgaben gleich wichtig oder dringend sind. Um Aufgaben zu sortieren und Prioritäten zu setzen, müssen jeweils zwei Fragen beantwortet werden: Wie wichtig ist die Aufgabe? Wie dringend ist die Aufgabe?

Alle anstehenden Aufgaben werden dabei durch Einordnung in die vier Felder einer Matrix zur Bildung der Kategorien „wichtig und dringend“, „wichtig und nicht dringend“, „dringend und nicht wichtig“ und „nicht wichtig und nicht dringend“ priorisiert. Ziel ist es, die wichtigsten Aufgaben zuerst zu erledigen, weniger wichtige zu delegieren und unwichtige zu eliminieren.

Wofür ist das Tool?
Die Eisenhower-Matrix ist ein wirkungsvolles Instrument zur Priorisierung von Aufgaben jeder Art und zur effektiven Zeitplanung. Es dient dazu, Klarheit und Struktur in den Arbeitsalltag zu bringen und dabei zu unterstützen, Zeit und Energie effizient einzusetzen, Stress zu reduzieren und die Arbeitsproduktivität zu erhöhen. Ein wesentlicher Aspekt des Anwendungsnutzens der Eisenhower-Matrix ist das übersichtliche, visuell sofort erfassbare 4-Felder-Schema zur Kategorisierung und Priorisierung aller Aufgaben.

Ein großer Vorteil der Eisenhower-Matrix liegt darin, dass sie sich nahtlos und ohne Aufwand in agile Arbeitsmethoden integrieren lässt. Das Tool bietet zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten im Kontext des agilen Managements, wie agilen Geschäftsprozessen oder agilen Workflows. Zu nennen sind beispielsweise:

Priorisierung von Aufgaben: Das Tool unterstützt agile Teams dabei, sich auf die aktuell jeweils wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und die Arbeitsenergie darauf zu fokussieren, wo momentan der größte Mehrwert entsteht.

Sprints und Iterationen: Das Tool hilft, die Aufgaben für jeden Sprint oder jede Iteration zu priorisieren und sicherzustellen, dass die wichtigsten und dringendsten Aufgaben zuerst angegangen werden.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Das Tool erlaubt es, neue Aufgaben oder Änderungen in den Arbeitsabläufen schnell zu bewerten und zu integrieren. Durch die klare Struktur der Matrix kann das Team leicht erkennen, wo neue Aufgaben einzuordnen sind und wie sie sich auf das bestehende Prioritätengefüge auswirken.

Kontinuierliche Verbesserung: Durch seine einfache Handhabung ermöglicht es das Tool, dynamisch zu überprüfen, welche Aufgaben abgeschlossen wurden, welche restrukturiert werden müssen, welche neu hinzugekommen sind und wie Prioritäten zu verändern sind. Damit können Anpassungsfähigkeit und Effektivität in jedem agilen Prozess zu Gunsten steigender Ergebnisqualität verbessert werden.

Für wen ist das Tool geeignet bzw. wo wird es bevorzugt eingesetzt?

Die Eisenhower-Matrix ist prinzipiell für alle Personen und Teams sinnvoll einsetzbar, die mit einer Vielzahl von wechselnden Aufgaben konfrontiert sind und mit ihrer Zeit effektiv umgehen müssen - unabhängig von Branche oder Tätigkeitsbereich.

Das Tool wird in verschiedensten Bereichen und von unterschiedlichsten Akteuren eingesetzt:

Agile Teams: Zum Beispiel kann ein Entwicklungsteam damit die Aufgaben für den nächsten Sprint priorisieren und sicherstellen, dass die dringendsten und wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden.

Projektmanager: Projektleiter können damit den Projektplan priorisieren und sicherstellen, dass die kritischen Aufgaben rechtzeitig erledigt werden oder Änderungen im Projektumfang bewerten und schnell entscheiden, wie diese in das bestehende Prioritätengefüge passen.

Geschäftsleute und Führungskräfte: Das Tool eignet sich hervorragend für die Priorisierung von Aufgaben in geschäftlichen Kontexten. Ein Geschäftsführer kann zum Beispiel das Tool verwenden, um strategische Ziele zu identifizieren und sicherzustellen, dass die wichtigsten Aufgaben zur Erreichung dieser Ziele priorisiert werden.

Einzelpersonen mit einem vollen Terminkalender: Eine Einzelperson mit vielen Aufgaben und einem begrenzten Zeitplan kann die Eisenhower-Matrix nutzen, um zu visualisieren, welche Aufgaben dringend, wichtig, weniger wichtig oder unwichtig sind. Dies hilft dabei, die Zeit effektiv zu planen und sich auf die entscheidenden Aufgaben zu fokussieren.

Die Eisenhower-Matrix ist daher universell für viele Bereiche und unterschiedliche Personen geeignet, die ihre Aufgaben priorisieren und ihre Produktivität maximieren möchten.

Wie ist das Tool aufgebaut bzw. was sind die wesentlichen Produktmerkmale?
Das EMX-Tool ist eine automatisierte Excel-Anwendung ohne Makros. Auf der rechten Seite des Arbeitsbereichs befindet sich die To-Do-/bzw. Aufgabenliste, auf der linken Seite die Vier-Quadrantenmatrix zur Aufgabenpriorisierung. Die To-Do-Liste umfasst zwei weitere Spalten jeweils mit der Kennzeichnung „wichtig?“und „dringend?“. Hier wird Bewertung für jede Aufgabe mittels Ja-Nein-Zuweisung über eine Dropdown-Auswahl vorgenommen. Entsprechend ihrer Ja-Nein-Kombination zur Bewertung werden die Aufgaben dann automatisch in die jeweiligen Quadranten übertragen. Jeder Quadrant verfügt über eine Statusspalte, wo jeder Aufgabe der jeweilige Bearbeitungsstatus „erledigt“, „offen“, „noch nicht definiert“, „Prio 1“, „Prio 2“ oder „Prio 3“ zugewiesen werden kann. Zur Bedienung des Tools ist nichts weiter erforderlich, als die Aufgaben in die To-Do-Liste ungeordnet einzutragen und anschleißend zu bewerten